Pogreške pri početku suradnje sa specijalistom i kako ih izbjeći

Kad odaberete specijalista, lako je pretpostaviti da obje strane zadatak razumiju jednako. U praksi često nije tako. Vi ste zadatak opisali u zahtjevu, a specijalist ga je pročitao kroz vlastito iskustvo, pa isti tekst može značiti dvije različite stvari. Zato prvi razgovor treba započeti kratkim zajedničkim opisom: što točno treba biti gotovo, za koga i po kojem kriteriju ćete znati da je zadatak završen.

Preporučujemo da taj opis stane na pola stranice i da ga obje strane potvrde pisanim putem, običnom porukom e-pošte. Nije potrebna formalna dokumentacija. Važno je da se jasno vidi što ulazi u zadatak, a što ne. Većina nesporazuma kasnije proizlazi upravo iz rečenice koju je jedna strana razumjela šire, a druga uže.

Ako se tijekom razgovora pokaže da se zadatak razlikuje od onoga što ste opisali u zahtjevu, to nije problem zajednice niti specijalista. Takve se razlike dogode i tražene ih je ispraviti na početku, dok izmjena košta tek nekoliko rečenica, a ne dane rada.

• Zapišite očekivani rezultat jednom rečenicom
• Navedite što zadatak ne obuhvaća
• Potvrdite opis pisanim putem prije prvog rada

Suradnju dogovarate izravno sa specijalistom, što znači da opseg posla, rokove i način naplate određujete među sobom. Zajednica ne ulazi u te dogovore. Zato je pogreška ostaviti ih za kasnije, uz uvjerenje da će se riješiti usput. Rokovi koji nisu izgovoreni na početku obično se pokažu kao različita očekivanja negdje na pola puta.

Najbolje je dogovoriti okvir: koliko je sati ili dana procijenjeno, kada očekujete prvu provjeru napretka i što se događa ako zadatak zahtijeva više rada od planiranog. Specijalist koji radi na više zadataka istodobno cijenit će jasan raspored, a vi ćete lakše planirati vlastite obveze.

Ne treba zaboraviti ni naknadu. Iznos, način plaćanja i trenutak izdavanja računa dogovorite prije početka. Takav dogovor ne umanjuje povjerenje, naprotiv, mnogi specijalisti to smatraju znakom ozbiljnosti naručitelja.

• Dogovorite procjenu opsega i okvirni raspored
• Odredite kada ćete zajedno pregledati napredak
• Unaprijed utvrdite naknadu i način plaćanja

Kao službenik za zaštitu podataka, ovu pogrešku vidim najčešće. Članovi u želji da specijalist što bolje razumije zadatak podijele cijele baze klijenata, ugovore ili interne dokumente, iako je za prvu procjenu dovoljan sažetak. Što je podataka više, to je veća odgovornost, a često i nepotreban rizik za vas i za osobe čiji se podaci u dokumentima nalaze.

Pravilo je jednostavno: podijelite samo ono što je potrebno za sljedeći korak. Za početni razgovor to je obično opis problema bez osobnih podataka trećih osoba. Ako kasnije rad zahtijeva uvid u osjetljivije materijale, dogovorite izravno sa specijalistom kako će se oni prenositi i čuvati te tko im smije pristupiti.

Ako zadatak uključuje osobne podatke drugih ljudi, razmislite je li potreban pisani dogovor o njihovoj obradi. Za pitanja o tome članovi nam se mogu obratiti, a odgovore dajemo prema onome što propisi traže, bez zamjene za pravni savjet vašeg odvjetnika.

• Za prvi razgovor dovoljan je sažetak bez osobnih podataka
• Osjetljive materijale otvarajte tek kad je dogovoren način prijenosa
• Brisanje podataka dogovorite na kraju suradnje

Kad rad zapne, članovi često čekaju da se problem sam riješi ili odustaju bez riječi. Takva šutnja je skupa. Specijalist ne vidi vaše misli, a ako mu ne kažete da rezultat odstupa od očekivanja, nastavit će u istom smjeru. Rani, kratki i konkretni komentar gotovo uvijek je jeftiniji od velike korekcije na kraju.

Povratnu informaciju dajte tako da opišete što ste očekivali, što ste dobili i u čemu je razlika. Izbjegavajte opće ocjene poput nezadovoljan sam, jer one ne pokazuju gdje treba popraviti. Specijalist će najčešće znati ponuditi izmjenu kad točno vidi što nedostaje.

Ako ni nakon otvorenog razgovora suradnja ne ide dalje, možete nam se obratiti. Ne preuzimamo ulogu posrednika u sporovima, ali možemo provjeriti je li zahtjev bio dobro opisan te predložiti drugu usklađenost, ovisno o vašem članstvu i dogovoru.

• Javite odstupanja čim ih primijetite
• Opišite očekivano, dobiveno i razliku
• Prijedlog izmjene iznesite pisanim putem

Mnoge suradnje završe tiho: zadnja poruka, zahvala i ništa više. Tu ostaje nekoliko nedovršenih stvari. Jesu li svi materijali vraćeni ili obrisani? Je li račun izdan i plaćen? Je li dogovoreno što ako se pojavi mali dodatni zahtjev tjedan kasnije? Takvi sitni repovi kasnije stvaraju nepotrebne nesporazume.

Preporučujemo kratko zatvaranje: zajednički pregled isporučenog, potvrdu da je zadatak završen prema početnom opisu i dogovor o daljnjem kontaktu. Ako smatrate da biste sa specijalistom željeli ponovno raditi, recite to; ako ne, to je također u redu i ne traži objašnjenje.

Zatvaranje je i trenutak za provjeru podataka. Provjerite što specijalist još ima kod sebe i dogovorite brisanje onoga što više nije potrebno. Tako ćete suradnju završiti uredno i bez otvorenih pitanja.

• Zajednički pregledajte isporučeno
• Vratite ili obrišite podijeljene materijale
• Dogovorite postupak za mali naknadni zahtjev

Sve navedene pogreške imaju zajednički korijen: pretpostavke koje nitko nije izgovorio. Zato se ne trebate opteretiti dugim ugovorom. Dovoljna je jedna poruka e-pošte u kojoj se obje strane slože oko cilja, opsega, vremena, naknade i načina razmjene podataka. Pisanje takve poruke traje desetak minuta, a štedi puno više.

Ako niste sigurni što u takvu poruku staviti, polazna točka su pitanja: što se isporučuje, do kada, koliko košta, tko vidi koje podatke i kako završavamo? Odgovori na ovih pet pitanja pokrivaju većinu situacija u kojima se suradnja inače zakomplicira.

U zajednici suradnju ne nadzire nitko izvana, pa je ovaj dogovor vaš najbolji alat. Što ga prije napravite, to ćete rjeđe trebati ispravljati nešto usred rada, a specijalist će od prvog dana znati što se od njega očekuje.