Kontrolni popis prije nego odlučite kako opisati zadatak

Većina nejasnih zahtjeva ne nastaje zato što član ne zna što želi, nego zato što je opis napisan u trenutku kad je zadatak još bio u glavi, a ne na papiru. Kad pišem prijedloge usklađivanja, najčešće primijetim da isti zadatak može zvučati kao tri različita posla, ovisno o tome koje rečenice član ispusti.

Zato preporučujem kratki popis koji prolazite prije nego pošaljete opis. Ne služi tome da zahtjev postane dulji, nego da postane provjerljiv: da netko tko nije u vašoj glavi može iz njega razaznati o čemu se radi, što se očekuje i do kada.

Popis u nastavku nije obrazac koji morate ispuniti. To je niz pitanja koja si možete postaviti za stolom, uz kavu, i na koja odgovarate svojim riječima. Ako na neko pitanje nemate odgovor, to je također korisna informacija i vrijedi je zapisati.

Prvo pitanje glasi: što će postojati na kraju što sada ne postoji? To može biti dokument, procjena, izrađen plan, popravljen proces ili jednostavno odgovor na pitanje. Opis koji govori samo o temi, primjerice 'treba nam pomoć oko ugovora', ostavlja previše prostora. Opis koji kaže 'treba nam pregled predloška ugovora o suradnji i popis rizičnih odredbi' jasno pokazuje ishod.

Pokušajte cilj sažeti u jednu rečenicu bez stručnih kratica. Ako to ne uspijete, vjerojatno zadatak zapravo sadrži dva ili tri odvojena cilja, pa ih je bolje razdvojiti. Specijalist koji odgovara na jedan jasan cilj daje konkretniji odgovor od onoga koji pokušava pogoditi što ste mislili.

Dodajte i što cilj nije. Jedna rečenica o tome što ne tražite često uštedi nekoliko poruka kasnije.

• Navedite konačni rezultat, ne samo temu
• Razdvojite zadatke koji imaju više ciljeva
• Dodajte što ne tražite

Drugo pitanje odnosi se na veličinu. Je li riječ o jednokratnom savjetu, nekoliko sati rada ili o suradnji koja traje tjednima? Specijalisti različito procjenjuju zadatke ovisno o dubini koju traže, a član često podcijeni koliko su njegove pretpostavke važne. Napišite koliko materijala već postoji, koliko ga treba pregledati i u kojem je stanju.

Korisno je navesti i granice: što je već odlučeno, što se ne smije mijenjati i koje su ovisnosti prema drugim ljudima ili sustavima. Takve rečenice djeluju sitno, ali upravo one odvajaju specijalista koji može preuzeti zadatak od onoga kojem bi trebala sasvim druga polazna točka.

Ako niste sigurni u opseg, recite to otvoreno i opišite što vas brine. Procjena opsega može biti prvi korak suradnje, a ne uvjet da biste uopće započeli.

Treće pitanje je teže nego što izgleda: koju vrstu znanja zadatak stvarno traži? Naziv struke rijetko je dovoljan. Dvije osobe iste struke mogu imati vrlo različita iskustva, pa je bolje opisati situacije u kojima se znanje primjenjuje nego navesti samo zvanje.

Razmislite treba li vam netko tko će provesti uobičajen postupak ili netko tko je već rješavao neobičan slučaj. Zajednica oznake vještina bilježi po dubini, a vaš opis tu razliku može iskoristiti samo ako je izražena. Rečenica poput 'tražimo nekoga tko je već radio s malim obiteljskim tvrtkama' korisnija je od popisa od deset zvanja.

Nemojte se ustručavati napisati ono što ne trebate. Ako vam ne treba dugoročni angažman ili dubinska analiza, specijalist će to znati prije nego odgovori.

• Opišite situaciju, ne samo zvanje
• Navedite je li slučaj uobičajen ili neobičan
• Napišite koja razina uključenosti vam ne treba

Četvrto pitanje tiče se vremena. Navedite okvirni rok i je li on čvrst ili savitljiv, jer to mijenja tko se može javiti. Nemojte pritom nagađati: ako rok ovisi o trećoj strani, napišite to. Specijalist koji zna da se rok može pomaknuti odgovara drukčije od onoga koji misli da je sve vezano uz točan datum.

Zatim popišite što možete dati odmah: dokumente, primjere, pristup, kontakt osobe. Nije potrebno prilagati sve, dovoljno je reći što postoji. To pomaže specijalistu da ocijeni koliko će prvi koraci biti jednostavni, a vama da ne zaboravite pripremiti ono što ćete ionako morati poslati.

Na kraju navedite kako volite komunicirati: pisano, telefonom, u dogovorenim terminima. Suradnja koja počinje usklađenim očekivanjima o komunikaciji rjeđe zapne na nebitnim stvarima.

Kad ste prošli kroz popis, pročitajte opis kao da ste netko tko ne zna ništa o vašoj tvrtki ili situaciji. Razumije li taj čitatelj što se traži, koliko je veliko i do kada? Ako mora pogađati, dodajte rečenicu na tom mjestu. Ako je opis postao predug, izbacite pozadinu koja ne utječe na izbor stručnjaka.

Provjerite i ono što se lako previdi: jesu li brojke i nazivi točni, je li vremenski okvir stvaran, je li jasno tko odlučuje. Ti detalji kasnije troše najviše vremena ako se pokažu pogrešnima.

Asistentica za članove može pregledati nacrt opisa i predložiti dopune, ali odluka što je važno ostaje vaša. Kontrolni popis služi da tu odluku donesete mirno, a ne u zadnjem trenutku prije slanja.

• Pročitajte opis očima nekoga izvana
• Izbacite pozadinu koja ne utječe na izbor
• Provjerite brojke, nazive i rokove