Kako je Davor dobio specijalista za zadatak koji nitko nije znao imenovati

Davor vodi malu obiteljsku tvrtku za preradu maslinova ulja u zaleđu Trogira. Početkom jeseni, usred berbe, javio nam se s rečenicom koju smo u zajednici čuli prvi put: treba mu netko tko zna pripremiti dokumentaciju za označavanje proizvoda, a da pritom razumije i kako ta oznaka izgleda na polici, u malom pakiranju za turiste.

Nije znao kako se takav stručnjak zove. Pretraživao je pojmove poput savjetnik za deklaracije i dizajner ambalaže, ali su rezultati bili ili preširoki ili potpuno pogrešni. Jedni su nudili tisak naljepnica, drugi opće pravne usluge, a nitko nije govorio o tome gdje se zakonski zahtjevi i izgled pakiranja zapravo susreću.

Takvi su slučajevi upravo razlog zašto usklađivanje počinje zadatkom, a ne titulom. Davor je u obrascu napisao što ima, što mu nedostaje i do kada mu treba prvi odgovor, i od te je rečenice krenuo cijeli postupak.

• Zadatak je opisan vlastitim riječima, bez stručnih naziva
• Naveden je rok za prvi odgovor, ne za završetak posla
• Priložen je popis proizvoda i veličina pakiranja

Ivan Perić, voditelj usklađivanja, opis je rastavio na vještine, a ne na ključne riječi. Iz Davorova teksta izdvojila su se tri sloja: poznavanje propisa o označavanju prehrambenih proizvoda, iskustvo s malim pakiranjima i sposobnost da se zahtjevi objasne laiku bez žargona.

Taj korak mnogima djeluje sitno, a presudan je. Da smo tražili samo riječ označavanje, dobili bismo desetke profila koji se njome bave površno. Razdvajanjem slojeva mogli smo svakom od njih dodijeliti težinu i tražiti specijaliste koji pokrivaju barem dva od tri.

Davora smo zamolili da potvrdi je li nam raščlamba jasna. Ispravio je jednu stvar: nije mu trebala konzultacija o cijelom asortimanu, nego pregled jednog proizvoda kao uzorka. Tako se zadatak suzio, a prijedlozi su postali precizniji.

Svaki specijalist u zajednici označen je prema dubini iskustva u pojedinoj vještini, a ne samo prema tome bavi li se njome. Netko tko je jednom radio na deklaraciji i netko tko to radi svakodnevno nisu jednako prikladni, iako oba profila sadrže istu riječ.

Uz oznaku dubine gledamo i kako su specijalisti dosad odgovarali na zadatke drugih članova: jesu li odgovorili na pitanje koje je postavljeno, jesu li tražili pojašnjenja i koliko su jasno objasnili svoj predloženi pristup. To je mjerilo koje se iz životopisa ne može pročitati.

Za Davorov zadatak izdvojili smo troje ljudi. Sva trojica imali su iskustvo s označavanjem, ali samo je jedna specijalistica imala povijest odgovora u kojima je propise prevodila u jednostavne korake za male proizvođače. Upravo je ta kombinacija bila ono što je Davorov opis, čitan pažljivo, zapravo tražio.

• Dubina iskustva bilježi se po vještini, ne po cijelom profilu
• Kvaliteta odgovora procjenjuje se na temelju ranijih zadataka
• Prijedlog uvijek uključuje kratko obrazloženje zašto je profil odabran

Davor je od nas dobio tri prijedloga, svaki s kratkim opisom zašto se uklapa i što bi mogao ponuditi. Nismo mu rekli koga da odabere. Pročitao je obrazloženja, uspoređivao ih sa svojim zadatkom i izabrao specijalisticu čije se iskustvo najbolje poklopilo s malim pakiranjima.

Nakon odabira dogovorili su se izravno, bez našeg posredovanja u samom poslu. Zajednica ne ulazi u njihov odnos niti u cijenu njihove suradnje, nego im omogućuje da se pronađu i krenu. Prvi razgovor trajao je kratko jer je zadatak bio dobro opisan.

Zanimljivo je da se Davor na kraju odlučio za pregled jednog proizvoda, kako je i napisao, a tek nakon toga za proširenje na ostatak asortimana. Takav postupni početak često je razumniji od velikog dogovora na slijepo.

Priča bi mogla zvučati kao da je sve rješila zajednica, ali veliki dio uspjeha bio je u načinu na koji je Davor opisao zadatak. Nije tražio titulu, nego je opisao problem. Naveo je što već ima, što mu fali i koliko mu je prvi odgovor hitan.

Drugo, bio je spreman ispraviti naše tumačenje. Kad smo mu vratili raščlambu vještina, nije samo kimnuo, nego je pojasnio da mu treba pregled jednog proizvoda. Ta jedna rečenica uštedjela je prijedloge koji bi bili preširoki.

Treće, odabir je prepustio obrazloženjima, a ne imenima. Čitao je zašto je netko predložen i što bi napravio, a ne samo kako se zove ili koliko je dugo u struci. To je navika koju svakom članu preporučujemo, jer se prijedlog vrednuje po tome koliko se uklapa u zadatak.

• Opisao je problem, a ne traženu titulu
• Ispravio je naše tumačenje kad nije bilo točno
• Odabrao je prema obrazloženju, ne prema nazivu

Svaki zadatak ima svoj oblik, pa Davorov put nije predložak koji treba doslovno slijediti. Ipak se u njemu vidi nešto općenito: usklađivanje radi onoliko dobro koliko je zadatak razumljivo opisan, a razumljivost ne znači stručnost, nego iskrenost o tome što trebate.

Ako ne znate kako se traženi stručnjak zove, to nije prepreka. Opišite situaciju, navedite što ste već pokušali i što vam je najvažnije u prvom odgovoru. Mi ćemo iz toga izdvojiti vještine i potražiti ljude koji ih pokrivaju.

A ako prvi prijedlozi ne pogode, to se može ispraviti. Preciznije pojašnjenje zadatka često je dovoljno da se sljedeći krug prijedloga jasno približi onome što tražite, bez potrebe da počnete ispočetka.