Kako zapravo nastaje dobar opis zadatka prije nego ga vidi stručnjak

Većina članova zadatak prvi put napiše u jednoj ili dvije rečenice, često onako kako bi ga rekli kolegi na hodniku. Takav tekst za njih ima smisla, jer znaju kontekst, firmu i što je već pokušano. Specijalist koji ga čita izvana toga nema. Zato se u ovoj fazi najviše posla odvija na jednostavnom pitanju: što bi netko tko vas ne poznaje morao znati da bi mogao odgovoriti?

Ja, kao asistentica za članove, tekst najprije pročitam kao stranac. Označim svaki pojam koji se oslanja na pretpostavku, svaku kraticu i svaku rečenicu u kojoj ne piše tko što treba dobiti. Zatim članu vratim kratke upite, a ne gotov prepravljeni tekst. Tako opis ostaje njegov, samo precizniji, a on usput i sam shvati što mu je zapravo važno.

Prva verzija rijetko je i zadnja. Obično su potrebna dva ili tri kruga, a svaki traje nekoliko minuta. Taj trud se isplati jer se kasnije izbjegava ono najskuplje: prijedlozi specijalista koji su točni po struci, ali pogrešni po zadatku.

Imamo mali niz pitanja koja se vraćaju kod gotovo svakog zadatka. Ne radi se o obrascu koji treba ispuniti, nego o popisu kojim provjeravam je li slika cjelovita. Pitam što je konkretan rezultat, u kojem je stanju stvar danas, što je već isprobano i zašto nije upalo. Pitam i tko će s ove strane razgovarati sa specijalistom i koliko vremena za to ima.

Posebno je korisno pitanje o tome što zadatak nije. Član koji traži pomoć oko ugovora s dobavljačem često usput misli i na pregovore, a ponekad samo na pravnu provjeru gotovog teksta. To su dvije različite vještine i dva različita stručnjaka. Kad se granica izgovori naglas, opis odjednom postane upola kraći, a puno jasniji.

Nekad pitanja otkriju da zadatak zapravo ima dva dijela. Tada predložim da ih opišemo odvojeno, jer se za svaki dio može naći drugačiji profil. Odluka o tome uvijek ostaje na članu.

• Što točno očekujete na kraju suradnje
• Što je već pokušano i što nije uspjelo
• Što zadatak ne obuhvaća
• Tko sa strane člana vodi razgovor

Česta zabluda je da je bolji opis uvijek dulji opis. Nije. Stranica teksta u kojoj se gubi bit slabije služi od odlomka u kojem je sve bitno na vidljivom mjestu. Cilj nije ispričati cijelu povijest projekta, nego dati dovoljno podataka da se zadatak može usporediti s vještinama i dubinom iskustva specijalista u zajednici.

Zato u razgovoru razdvajamo ono što je nužno od onoga što je kontekst. Nužno je ono što mijenja izbor osobe: područje, vrsta problema, alati ili propisi o kojima je riječ. Kontekst je ono što pomaže tek kad se osoba već odabere, poput organizacije tima ili internih dogovora. Kontekst ne brišemo, nego ga stavimo na kraj, kako ne bi zasjenio bitno.

Kad opis ima tu strukturu, i specijalistima je lakše odgovoriti. Dobiju zadatak koji mogu procijeniti u nekoliko minuta, pa odgovori stižu promišljeniji, a manje je općenitih ponuda koje se mogu odnositi na bilo što.

U pripremi se najčešće zaboravljaju prozaične stvari. Prvo je vremenski okvir: ne samo do kada je nešto potrebno, nego i koliko je to fleksibilno. Specijalist koji ima slobodan tjedan u studenome nije isti izbor kao onaj koji može krenuti odmah. Kad član napiše da je rok čvrst zbog vanjske obveze, a kad je samo poželjan, usklađivanje se mijenja.

Drugo su ograničenja: proračunski okvir, jezik suradnje, mogućnost rada na daljinu ili potreba za prisutnošću. Treće je povjerljivost. Ako zadatak uključuje osjetljive podatke, to želim znati prije nego se opis uopće pokaže drugima, da se u njega ne uvuče ništa što ne treba biti vidljivo.

Ove podatke ne tražim zbog formalnosti. Svaki od njih sužava krug mogućih specijalista na one s kojima će suradnja stvarno funkcionirati, a to je ono što član zapravo želi, čak i kad to u prvom upitu ne napiše.

• Koliko je rok čvrst, a koliko poželjan
• Jezik i način rada, na daljinu ili uživo
• Povjerljivi podaci koji se ne smiju vidjeti

Kad se član i ja složimo da je tekst spreman, opis ulazi u usklađivanje. Tu više nisam ja ta koja odlučuje, nego se zadatak uspoređuje s oznakama vještina i dubinom iskustva specijalista. Moja uloga u toj točki je kontrolna: provjerim čita li se opis na način na koji je zamišljen i je li nešto ostalo dvosmisleno.

Član zatim dobiva prijedloge i sam bira s kim želi razgovarati. Ako prijedlozi ne pogode, vratimo se opisu, a ne počinjemo ispočetka. Često se pokaže da je jedna rečenica vodila u krivom smjeru, pa je ispravak mali, a razlika u prijedlozima velika.

Opis ostaje živ dokument i nakon početka. Neki članovi ga dopune kad zadatak naraste, a drugi ga sačuvaju kao podlogu za sljedeći zahtjev. Oba načina su u redu, jer je dobro napisan opis jednako koristan i kad se prvi zadatak već završi.

S vremenom smo skupili nekoliko navika koje članovima olakšavaju posao. Prva je da opis najprije izgovore naglas ili ga ispričaju kolegi, pa tek onda zapišu. Pisani tekst je tada prirodniji i manje sklon žargonu. Druga je da uz opis navedu jedan konkretan primjer iz prakse, makar i uopćen, jer primjer često kaže više od apstraktne definicije.

Treća navika je pauza. Opis koji je odležao pola dana čita se drukčije, i član sam uoči rupe koje ranije nije vidio. Ne tražim da to rade uvijek, ali kad nema žurbe, pomaže.

Četvrta je da ne brišu pitanja koja ih muče. Ako član nije siguran treba li mu savjetnik ili izvođač, to neka napiše. Ta nesigurnost je podatak, a ne slabost opisa, i omogućuje da se zadatak dovoljno otvori da prave osobe mogu odgovoriti.