Dvije mogućnosti usklađivanja: opis zadatka ili popis vještina

Kad član otvori zahtjev za usklađivanje, u praksi bira između dvaju načina. Prvi je slobodan opis zadatka: nekoliko odlomaka o tome što treba napraviti, u kakvom okruženju i s kojim ograničenjima. Drugi je popis vještina: član označi područja i razine koje traži, a opis ostavi kratkim. Oba načina vode do istog cilja, prijedloga specijalista čije vještine odgovaraju zadatku, ali put do tamo se razlikuje.

Kao asistentica za članove svakodnevno vidim oba pristupa i zato ih mogu usporediti bez teorije. Popis vještina brže se ispuni, a opis zadatka traži više truda. Razlika se pokaže tek kad pogledamo što usklađivanje s tim podacima može napraviti, a to je tema sljedećih odlomaka.

Popis vještina ima jasnu prednost: članu ne treba pisati ništa dugo, a oznake se lako uspoređuju sa specijalistima koji su označeni po dubini iskustva. Dobro funkcionira kad je zadatak standardan, na primjer kad već znate da vam treba netko za određenu vrstu tablica ili za prijevod stručnog teksta.

Slabost se vidi kod zadataka koji ne stanu u kategorije. Oznaka poput pravnog savjetovanja ne govori jeste li u fazi ugovaranja ili spora, niti o kojoj vrsti posla se radi. Specijalist koji se uklapa u oznaku može biti pogrešan za zadatak. Popis dakle sužava izbor, ali rijetko dovoljno da bi prijedlog bio precizan.

• Prednost: ispunjava se za nekoliko minuta
• Prednost: oznake se izravno uspoređuju s profilima
• Slabost: izostaje kontekst zadatka
• Slabost: slični profili ostaju teško razlučivi

Slobodan opis traži da član zastane i razmisli što zapravo treba. Dobar opis kaže što je ishod, što je već napravljeno, koji su rokovi i što je izvan opsega. Iz toga usklađivanje može iščitati vještine koje član sam nije naveo, primjerice da zadatak uz tehničko znanje traži i iskustvo u radu s malim timovima.

Cijena takvog pristupa je vrijeme: opis traži petnaestak do trideset minuta pažljivog pisanja, a ponekad i jedno pitanje od naše strane ako nešto ostane nejasno. Zauzvrat prijedlozi su obično bliži zadatku, jer se specijalisti ne biraju samo prema oznakama nego i prema tome kako su ranije odgovarali na slične zadatke.

Kad se dva pristupa stave jedan do drugoga, razlika se najbolje vidi u prvom krugu prijedloga. Uz samo popis vještina član često dobije širi izbor koji treba dodatno sortirati. Uz opis zadatka izbor je uži, ali svaki prijedlog dolazi s obrazloženjem zašto je predložen, pa član lakše vidi što ga povezuje sa zadatkom.

Najčešća greška nije odabir pogrešnog načina, nego opis koji je preopćenit. Rečenica poput traži se netko tko razumije financije ne razlikuje se mnogo od oznake. Opis ima smisla tek kad sadrži konkretne pojedinosti: vrstu dokumenta, veličinu posla, jezik, alate koje već koristite.

• Opis s konkretnim pojedinostima daje uže prijedloge
• Opći opis daje rezultat sličan popisu vještina
• Pitanje od naše strane skraćuje drugi krug

Preporučujemo kombinaciju, uz jasan prioritet: počnite opisom zadatka, a popis vještina upotrijebite kao provjeru. Napišite nekoliko odlomaka, zatim označite vještine koje smatrate nužnima i one koje bi bile dobrodošle. Tako usklađivanje dobiva i kontekst i strukturu, a vi se zaštitite od situacije u kojoj bitan zahtjev ostane neizrečen.

Iznimka je kratak, ponovljiv zadatak. Ako ste isti tip posla već naručivali preko zajednice i znate što tražite, popis vještina je sasvim dovoljan. U svim ostalim slučajevima, osobito kad zadatak nije uobičajen, dodatnih dvadesetak minuta za opis redovito se isplati kroz bolji prvi prijedlog.

Za praktičnu primjenu preporuke korisno je imati kratak okvir. Opis neka kaže što trebate, zašto sada i što je već napravljeno. Zatim navedite rok i granice posla, a tek onda označite vještine. Ako niste sigurni koliko duboko znanje treba, napišite to izravno; bolje je reći da niste sigurni nego pogoditi razinu.

Ako vam je lakše, o opisu možete razgovarati s nama prije slanja. Pomažemo članovima da zadatak dovedu u oblik koji se može povezati sa specijalistom, no odluku o tome koga ćete kontaktirati uvijek donosite vi, nakon što pregledate prijedloge i odgovore specijalista.

• Što trebate i koji je željeni ishod
• Što je već napravljeno
• Rok i granice posla
• Vještine nužne i poželjne